İstanbul Ticaret Sicil Müdürlüğü, temsil iç yönergeleri hazırlanırken temsil yetkisinin kapsam ve sınırlarına ilişkin olarak dikkat edilmesi gereken hususlara ilişkin internet sitesinde bir duyuru yayınlamıştır. Şirketin yönetim organının haiz olduğu yetkilerin bir iç yönerge kapsamında, sınırlı yetkili temsilcilere devredildiği anonim ve limited şirketlerde, mevcut iç yönergelerin yeniden gözden geçirilerek, duyuru kapsamında uygulama değişikliğine ilişkin belirtilen hususlar bakımından uygunluğunun ele alınması gerekliliği doğmuştur.
Şirketin faaliyet konusunu gerçekleştirmeye yönelik iş ve işlemlerde genel ve temel nitelikte bir düzenin oluşturulmasına, yönetim organının sorumluluğunun sınırlandırılmasına, yetkilerin kapsam ve kullanım şeklinin yöneticilerin uzmanlıkları doğrultusunda düzenlenerek şirket yönetiminin profesyonel ve kurumsal bir nitelik kazanmasına ve bilhassa yönetici sayısının fazla olduğu şirketlerde hızlı ve etkin bir karar alma mekanizması sağlanmasına imkan veren iç yönerge uygulaması bir çok şirket tarafından tercih edilmektedir. Bu kapsamda uygulamada şirketler kendi ihtiyaçlarına göre iç yönergeler hazırlamakta ve bu iç yönergeleri tescil ve ilan etmektedir.
İç yönergeler, konu ve tutar yönünden sınırlı temsil yetkilerinin düzenlenmesine ilişkin olup şirketlerin sınırsız temsili konusunda anonim şirketlerde en az bir yönetim kurulu üyesi ve limited şirketlerde ise en az bir müdürün yetkili olması gerekmektedir. Yönetim kurulu üyeleri ya da müdürler müştereken de sınırsız imza yetkilerini kullanabilmektedir. Pek çok şirket sınırsız imza yetkileri açısından çift imza kuralını uygulamaktadır. Ancak uygulamada pek çok şirket tarafından, şirketin sınırsız temsilinde çift imza ya da diğer üyeler ile müşterek imza kuralı uygulansa dahi müştereken yetkili yönetim kurulu ya da müdürlerden bazılarının tek başlarına ya da diğer sınırlı imza yetkilileri ile beraber belirli işlemleri yapmasına imkan tanınmak istenmektedir. Bu çerçevede en yaygın uygulama, şirketlerin yönetim organının üyelerine sınırsız temsil hususunda müşterek imza verilirken üyelerden bazılarına ayrıca iç yönergede düzenlenen bazı yetkilerin de verilmesi yönündedir. Sicilin yeni uygulaması bu gibi işlemleri çok yakından ilgilendirmektedir.
Sicilin uygulama değişikliğine ilişkin notlarımız aşağıdaki gibidir:
- Anonim ve limited şirketlerde temsil iç yönergesi düzenlenirken şirketin sınırsız temsil şeklinin tanımlanmasına gerek bulunmamaktadır. Ancak iç yönergede, ayrıca sınırsız temsil yetkisinin de belirlenmesi yeni uygulama kapsamında mümkündür. Bu durumda, istenmesi halinde, sınırsız temsil yetkisinin şirketi en geniş anlamda ve her hususta sınırsız temsil yetkisi olduğunun açık ve net bir şekilde ifade edilmesi ve bu yetkinin hangi görevde bulunanlara ya da hangi gruba ya da dereceye verildiğinin açıkça tanımlanması gerektiği ifade edilmiştir. Sınırsız bir yetkiliye iç yönerge kapsamında verilecek yetki de sınırsız temsil yetkisi ile uyumlu olmalıdır. Örneğin, şirkette sınırsız temsil yetkilisi olan yönetim kurulu üyelerine aynı zamanda A grubu imza yetkisi verilirse iç yönerge uyarınca A grubu imza yetkililerinin de şirketi sınırsız şekilde temsile yetkili olduğunun açıkça düzenlenmesi gerekmektedir. Yönetim Kurulu kararı ile belirlenen ve verilen sınırsız yetki şekli ile bu kişilere verilen grup ya da derece yetkileri uyumlu olmalıdır.
- Herhangi bir kişiye hem sınırlı hem de sınırsız yetki verilmemelidir. Dolayısıyla bu anlayışla düzenlenen iç yönergeler revize edilmeli ve atamaların yapılması sırasında da bu hususa dikkat edilmelidir. Sınırsız yetkili bir kişi, iç yönergeye göre sınırlı işlemler için atanmamalı, müştereken sınırsız yetkili bir kişi ayrıca münferiden sınırsız şekilde yetkilendirilmemelidir.
- Yeni uygulamada müştereken sınırsız atanan kişiler diğer işlem grupları ile bazı işleri müştereken yetkili olduğu diğer kişilere ek olarak farklı gruptan kişilerle de yapabilmektedir. Ancak yeni uygulama kapsamında bu ancak iç yönergede açık düzenlemelerin yer alması ve sınırsız yetki grubunun tanımlanarak bu grubun diğer grupların sınırlayıcı unsuru olarak tanımlanması ile mümkün olacaktır. Bir diğer deyişle, sınırsız yetkililerin sınır yetkileri iç yönergede tanımlanmalı ve diğer grupların yetkileri düzenlenirken bu sınırsız yetki grubu ile şirketi nasıl temsil edecekleri düzenlenmelidir. Örneğin, müştereken sınırsız temsil yetkilisi olan yönetim kurulu üyerinden herhangi birinin başka bir sınırlı yetkili ile de bazı işlemleri yapması isteniyorsa müştereken sınırsız yetki kapsamı A grubu olarak düzenlenebilir ve diğer sınırlı yetkilinin yetkileri düzenlenirken bu grup B grubu olarak tanımlanarak B grubunun A grubundan herhangi biriyle sınırlandırılan işlemleri yapabileceği iç yönergede düzenlenebilir.
- Herhangi bir kişiye iç yönergede düzenlenen birden fazla imza grubu, imza derecesi ya da unvan verilmemelidir.
- İç yönergelerde bir yetki grubu için hem müşterek hem de münferit imza yetkileri düzenlenebilir. Bazı işlemler için müştereken işlem yapmak durumunda olan grupların münferiden bazı işlemleri yapabilme yetkisi de olması mümkündür ve bu hususlar iç yönergede açıkça düzenlenmelidir.
İç yönerge kapsamında şirketin temsil ve ilzamına ilişkin alınacak kararların tescil süreçlerinin sorunsuz bir şekilde tamamlanması açısından, mevcut iç yönergelerin duyuru kapsamında belirtilen hususlar bakımından uygunluğunun değerlendirilerek, gerekmesi durumunda iç yönerge değişikliğine gidilmesi büyük önem taşımaktadır.