Kanun’un 16. maddesi uyarınca, veri sorumluları için Veri Sorumluları Sicili’ne (“VERBİS”) kayıt zorunluluğu getirilmiştir.
2018 yılında, Kurul çeşitli meslek grupları, dernekler ve siyasî partileri kayıt yükümlülüğünden muaf tutan kararlar almıştır. Kurul ayrıca 50’den az çalışanı olan ve bilançolarındaki tutar 25 milyon TL’nin altında olan Türkiye’de yerleşik veri sorumlularına genel bir istisna tanımıştır.
Yurt dışında yerleşik veri sorumlularının da, Türkiye’de kişisel verileri işledikleri sürece VERBİS’e kayıt yaptırmaları gerekmektedir.
VERBİS’e ilişkin en önemli yükümlülük, veri sorumlusunun kayıt yaptırmadan önce bir kişisel veri envanteri hazırlamak, yani bir diğer deyişle veri sorumlusunun bir tür veri haritası çıkarmak zorunda olmasıdır.
Her veri sorumlusu veri envanterini hazırlarken faaliyetlerinin detaylı bir incelemesini yapmalı, veri işleme faaliyetinin amaçlarını, kişisel veri kategorilerini, alıcıları, saklama sürelerini, uluslararası aktarımları, veri güvenliği tedbirlerini ve verilerin işlenmesine ilişkin hukuki sebepleri belirlemelidir.
Türkiye’de yerleşik ve VERBİS’e kayıt yükümlülüğüne ilişkin yukarıda belirtilen şartları taşıyan veri sorumluları bir irtibat kişisi atamalıdır. Yabancı şirketlerin Türkiye’deki iştirakleri de kişisel veriler işliyor ve VERBİS kayıt yükümlülüğüne ilişkin yukarıda belirtilen şartları taşıyor ise, ilgili iştiraklerin de bir irtibat kişisi atamaları gerekmektedir. Bu kişinin adı ve iletişim bilgileri çevrimiçi olarak yayınlanacaktır ve bu kişiler veri sahipleri ile veri sorumluları arasındaki iletişimin kurulmasından sorumlu olacaklardır.
Diğer yandan, yurt dışında yerleşik veri sorumluları da bir veri sorumlusu temsilcisi atamak zorundadır. Temsilci Türkiye’de yerleşik bir tüzel kişi ya da Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi olabilir. Temsilci ataması veri sorumlusunun noter onaylı ve apostilli (veya başka biçimde tasdik ettirilmiş) kararı ile gerçekleştirilmelidir. Temsilci, veri sorumlusunun Kurul, Kurum ve veri sahipleri ile olan ilişkilerinde bir iletişim noktası olarak hareket edecektir. Bir tüzel kişinin temsilci olarak atanması halinde, yabancı veri sorumlusu tarafından irtibat kişisi olarak görev almak üzere bir de gerçek kişi atanmalıdır.
VERBİS’e kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeyen veri sorumluları 119.436 TL – 5.972.040 TL arasında (2023 yılı için güncellenmiş tutarlardır) idari para cezası verilebilir.