İmza Beyannamelerinin Düzenlenmesine ve İmza Sirkülerine Yönelik Gelişmeler


İmza Beyannameleri Hakkında Gelişmeler

3 Şubat 2021 tarihli Resmi Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe giren Teknoloji Geliştirme Bölgeleri Kanunu ile Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun’un (“7263 Sayılı Kanun”) 22. maddesi uyarınca imza beyannamelerine ilişkin Türk Ticaret Kanunu’nun 40. maddesinde değişiklik yapılmıştır.

Bu kapsamda, gerçek kişi tacirler ve şirketler adına imzaya yetkili olanların daha önce elde edilen ve kamu kurum ve kuruluşlarının veri tabanlarında bulunan imza örneklerinin, merkezi ortak veri tabanındaki sicil dosyasına kaydedileceği düzenlenmiştir. Dolayısıyla, kamu kurum ve kuruluşlarının veri tabanlarında imza örneği bulunması halinde ayrıca imza beyanı düzenlenmesi zorunluluğu kaldırılmıştır. Kamu kurum ve kuruluşlarının veri tabanlarında imza kaydının bulunmaması halinde imza beyannamelerinin talep edileceği ve bu hususta düzenlemenin de Ticaret Bakanlığınca yapılacağı vurgulanmıştır.

Anılan hüküm daha önce 10 Mart 2018 tarihinde imza beyannamelerinin yalnızca sicil müdürlüklerince düzenlenebileceği yönünde değiştirilmiş ve imza beyannamelerinin düzenlenmesi hususunda noterlerin yetkisini sona erdirmişti. 3 Şubat 2021 tarihinde yapılan değişiklik, imza beyanının herhangi bir ticaret sicili müdürlüğünde yetkilendirilmiş personelin huzurunda yazılı beyanda bulunmak suretiyle verileceği yönündeki açık hükmü kaldırmıştır. Yine de Ticaret Bakanlığı’nın ikincil düzenleme yapma yetkisi, imza beyanlarının ticaret sicili müdürlüğüne verilmesinin usul ve esasları ile 40. maddenin uygulanmasına ilişkin diğer usul ve esaslara sınırlı olacak şekilde düzenlenmiştir.

Anılan kanun hükmü çerçevesinde Ticaret Bakanlığı tarafından 20 Şubat 2021 tarihinden itibaren yürürlüğe girmek üzere Şirket Kuruluş Sözleşmesinin Ticaret Sicili Müdürlüklerinde İmzalanması Hakkında Tebliğ’de (“Tebliğ”) değişiklik yapılmıştır.

Tebliğ’de yapılan önemli değişiklikler özetle aşağıdaki gibidir:

  • Gerçek kişi tacir ile tüzel kişi tacir adına imzaya yetkili olanların kamu kurum ve kuruluşlarının veri tabanlarında tutulan imza verilerinin, bu kişilerin yetkilerinin tescili sırasında sicil müdürlüğü tarafından Merkezi Sicil Kayıt Sistemi’ne (“MERSİS”) elektronik ortamda elde edilerek kaydedileceği düzenlenmiştir. Bu çerçevede bu verilerin nasıl elde edileceği konusu Ticaret Bakanlığı ve ilgili kurum veya kuruluş arasında yapılacak protokollerle belirlenecektir. Dolayısıyla, kural olarak bu protokoller çerçevesinde ilgili veri tabanları entegrasyonu sağlandıktan sonra protokole taraf bir kamu kurum ve kuruluşunda imza örneği olan bir kişinin herhangi bir şirket ya da diğer tacir adına imza yetkilisi olarak atandığı vb. durumlarda ayrı bir imza beyanı düzenlemesine gerek olmayacaktır.
  • İlgili veri tabanında imza kaydının bulunmaması veya kaydın temin edilememesi halinde, limited şirket kuruluş işlemleri dışında, imza beyannamelerinin fiziki olarak noterde de düzenlenebileceği hüküm altına alınmıştır. Sicil müdürlüklerinin imza beyanı düzenleme konusundaki görev ve yetkileri devam etmekle birlikte, her ne kadar 7263 Sayılı Kanun’da açıkça düzenlenmemiş olsa da noterlerin de yetkili olduğu yeniden düzenlenmiştir. Tebliğ’e eklenen ve geçiş hükmü niteliğindeki Geçici Madde 1 uyarınca kamu kurum ve kuruluşlarınca veri tabalarında tutulan imza verilerinin Bakanlıkça elektronik ortamda temini sağlanıncaya kadar fiziki imza beyannamelerimin verilmeye devam edileceği öngörülmüştür. Ancak bu maddede bu süreçte, fiziki imza beyannamelerinin müdürlüğe verileceği düzenlenmektedir. Dolayısıyla Ticaret Bakanlığı tarafından sürecin tamamlandığı duyurulana kadar bu geçiş hükmü gereği imza beyannamelerinin düzenlenmesi konusunda noterlerin yetkisinin başlayıp başlamadığı tartışmalıdır. 7263 Sayılı Kanun’a göre de temel ilke imza beyannamelerinin müdürlüğe verilmesi olduğundan Tebliğ’de yapılan değişiklikler dar yorumlanabilir. Kanaatimizce, geçiş sürecinde de noterlerin yetkili olması daha uygun bir çözüm olacaktır ve uygulama da bu yönde olacaktır. Zira noterlerde düzenlenen imza beyannamelerinin geçerli olup olmayacağı konusu, kamu kurum ve kuruluşları ile Ticaret Bakanlığı arasındaki veri paylaşım süreciyle doğrudan ilişkili görülmemektedir. Bu belirsizlik ortamında uygulamayı yakın şekilde takip etmek önemli olacaktır.
  • Limited şirket kuruluşlarında ise imza kaydının elektronik ortamda temin edilemediği hallerde, fiziki imza beyannamelerinin yalnızca sicil müdürlüklerinde düzenlenebileceği hüküm altına alınmıştır. Ancak limited şirkete yönelik bu istisnanın ise sadece kuruluş işlemleri ile sınırlı olduğu ve mevcut limited şirketlerde yapılabilecek sonraki atamalar açısından noter onaylı imza beyannamelerine de dayanılabileceği düşünülmektedir.
  • Yabancı ülkede bulunan imzaya yetkili kimselerin imza beyanının, o ülkedeki Türk konsolosluğu ya da o ülke mevzuatı uyarınca yetkili makamlarca onaylanması suretiyle düzenlenebileceği konusunda bir değişiklik yapılmamıştır. Yabancı ülke makamlarınca düzenlenen imza beyanlarının, Türk konsolosluğundan veya Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi hükümlerine göre onaylatılması ve noter onaylı Türkçe tercümesi ile birlikte müdürlüğe verilmesi zorunluluğu da devam etmektedir.
  • Bir kişinin bir ticaret şirketiyle birlikte şubesine yahut aynı ticaret şirketinin birden fazla şubesine imzaya yetkili olarak atandığı hallerde, ticaret şirketi veya şubeleri aynı sicil çevresi içerisinde olmak kaydıyla, ayrıca imza beyannamesi verilmeyeceği düzenlenmiştir. Ancak bu maddeden farklı sicil çevresinde bulunan şubeler için ayrı imza beyannameleri verileceği anlaşılmaktadır. Kanaatimizce başka kurum ve kuruluşların veri tabanlarından imza kaydını almak üzere protokoller imzalayan ve fiziki imza beyannamesi düzenlenmesinin yol açtığı sorunları diğer kurum ve kuruluşların veri tabanlarından da yararlanarak en aza indirgemeye çalışan Ticaret Bakanlığı’nın Türkiye’nin herhangi bir yerinde bir sicile sunulan imza beyannamesinin diğer siciller tarafından da elektronik olarak ulaşılmasını sağlaması ve her sicil bölgesi için ayrı imza beyannamesi düzenlenmesini gerektirmeyen bir çözüm bulması daha uygun bir yaklaşım olabilirdi. Bu maddenin farklı sicil bölgelerindeki şubeler açısından da ayrı imza beyannamesi verilmesi zorunluluğu olmayacak şekilde değiştirilmesi Tebliğ’in amacı düşünüldüğünde daha uygun olacaktır.

İmza Sirküleri Hakkında Gelişmeler ve Tartışmalar

7263 Sayılı Kanun’un 23. maddesi uyarınca Türk Ticaret Kanunu’nun anonim şirketlerde temsil yetkisi ile ilgili maddelerinden 373. maddeye de bir hüküm eklenmiştir. Eklenen fıkra uyarınca, kamu kurum ve kuruluşları tarafından, ticaret siciline tescil olunan temsile yetkili kişiler ile bunların temsil şekilleri hakkında ticaret sicili kayıtlarının esas alınacağı ve şirketten bu kayıtlara ilişkin ticaret sicil müdürlüklerince düzenlenen belgeler ile Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde yayımlanan ilan dışında hiçbir belge istenemeyeceği hüküm altına alınmıştır. Bu hüküm, sıklıkla karşılaştığımız üzere, Türk Ticaret Kanunu’nda halihazırda düzenlenmeyen “imza sirküleri” uygulamasının sona ereceği şeklinde yorumlanmıştı.

Ancak düzenlendiği üzere anılan madde, kamu kurum ve kuruluşlarının belge taleplerine yöneliktir. Bilindiği üzere, imza sirküleri uygulamada büyük oranda imza örneğinin ve kişilerin imza yetkilerinin tek belgede teyit edilmesini imkan vermesinden dolayı tercih edilmektedir. Dolayısıyla, yetkililerin imza örnekleri kamuya açık ve muhtelif işlem taraflarınca ulaşabilecek bir veri tabanında olmadığı sürece (ki bu yönde bir pratiğin de Kişisel Verilerin Korunması Kanunu açısından ayrı bir tartışma konusu olacağı açıktır), imza sirküleri özel hukuk kişileri arasındaki işlemler bakımından işlem güvenliği açısından tercih edilmeye devam edilecektir.

İmza sirküleri, imza yetkilerinin kapsamı açısından mutlak ve kesin bir belge değildir. İmza sirkülerine dayanak olarak gösterilen (sicil tarafından tescil edilen) kararlar ışığında, ilgili kişinin sadece imza örneğinin noterde tasdik edildiği sırada mevcut olan kararlar kapsamındaki yetkilerini gösterir. Dolayısıyla şirketlerin ve gerçek kişi tacirlerin, sadece imza sirkülerine dayanarak işlem tesis etmesi, basiretli bir iş insanı gibi hareket etme yükümlülüğünü yerine getirdiği anlamına gelmemektedir. Şirketlerin ve gerçek kişi tacirlerin, kendilerine sunulan imza sirkülerindeki yetkilerin güncelliğini Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nden de teyit etmesi şarttır. 7263 Sayılı Kanun’da getirilen değişiklikler her ne kadar özel hukuk tüzel kişileri arasındaki ilişkilere yönelik olmasa da temsil yetkileri hakkında ticaret sicili kayıtlarının esas alınması gerektiği, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde yayımlanan ilanların önemi bir kere daha vurgulanmıştır. İmza sirküleri pratiği devam ederken de şirketler ve diğer tacirler, öncelikle MERSİS ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde ilan edilen hususlara göre işlem tesis etmeli ve kişilerin imza yetkilerini bu kapsamda teyit etmelidir. Bu, her şeyden önce basiretli bir iş insanı gibi hareket etmenin bir zorunluluğudur. İmza örneği açısından ise yetki kapsamını belirtmeyen ama imzanın noter ya da sicil müdürlüğü nezdinde tasdik edildiği herhangi bir belgeyi kullanmaları ve bu belgelere dayanmaları mümkündür. İki tarafın hazır bulunduğu işlemler açısından ise yetki kapsamı sicil kayıtlarına göre teyit edildikten sonra imza sirküleri ya da başkaca bir imza örneği belgesine dahi gerek olmamaktadır.

Daha fazla görüş

Paylaş