İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulmasına İlişkin Yeni Düzenleme
14 Şubat 2025 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanan İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ (“Tebliğ”) ile ticaret şirketlerinin işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan ticari defterlerini 01.07.2025 tarihi itibariyle elektronik ortamda tutmaları zorunlu hale gelmiştir.
Tebliğ Kapsamında Olan Defterler ve İşletmeler
Tebliğ ile elektronik ortamda tutulmaları zorunlu hale gelen ticari defterler, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteridir.
Tebliğ uyarınca aşağıda sayılan şirketler defterlerini elektronik ortamda tutmakla yükümlü kılınmıştır:
- 01.01.2026 tarihinden itibaren kuruluşu ticaret siciline tescil edilen şirketler;
- Kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Ticaret Bakanlığı’nın (“Bakanlık”) iznine tabi olan bankalar, finansal kiralama şirketleri, faktoring şirketleri, tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şirketleri, varlık yönetim şirketleri, sigorta şirketleri, anonim şirket şeklinde kurulan holdingler, döviz büfesi işleten şirketler, umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler, tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri, ürün ihtisas borsası şirketleri, bağımsız denetim şirketleri, gözetim şirketleri, teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri, Sermaye Piyasası Kanununa tabi şirketler ile serbest bölge kurucusu ve işleticisi şirketler.
Yukarıda (i) ve (ii) maddelerinde sayılmayan şirketler ihtiyari olarak Tebliğ kapsamındaki defterlerini elektronik ortamda tutabileceklerdir. Bu durumda defterlerin tamamının elektronik ortamda tutulması gerekmektedir.
Defterlerini elektronik ortamda tutmaya başlayan şirketler, her ne sebeple olursa olsun söz konusu defterlerini yeniden fiziki ortamda tutamayacaklardır.
Defterlerin Elektronik Ortamda Oluşturulması
Kuruluşundan itibaren defterlerini elektronik ortamda tutacak şirketlerde defterler, şirketin ticaret siciline tescili ile birlikte eş zamanlı olarak Bakanlık tarafından oluşturulan Elektronik Defter Sistemi’nde (“Sistem”) oluşturularak aktif hale getirilecektir.
Fiziki olarak defter tutan ancak Tebliğ ile birlikte defterlerini elektronik ortamda tutmakla yükümlü hale gelen şirketlerin, yükümlülüğün doğduğu tarihten itibaren en geç iki ay içinde notere başvurarak fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırmaları gerekmektedir.
Defterlerini ihtiyari olarak elektronik ortamda tutmak isteyen şirketlerin de Tebliğ’in yürürlüğe girmesi ile birlikte bu yönde alacakları bir karar ile ilgili hesap dönemi içinde notere başvurarak fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırmaları gerekmektedir.
Kapanış onayında noterin kullanıcı bilgileri ile defter kapanış bilgilerini Sistem’e tanımlanmasıyla birlikte defterlerin Sistem’de oluşturularak aktif hale gelmesi ile süreç tamamlanacaktır.
Elektronik ortamda tutulan defterler için açılış ve kapanış onayı aranmayacaktır.
Defterlerin Sistem’de elektronik olarak tutulması ile ilgili usul ve esaslar, her bir defter özelinde Tebliğ’de düzenlenmiştir.
Sistem Kullanıcısı
Sistem’de oluşturulan defterler üzerinde işlem yapma yetkisi, şirket yönetim organı veya yönetici ortaklar tarafından yönetim organı üyeleri, yönetici ortaklar veya üçüncü kişiler arasından Tebliğ ekinde yer alan örneğe uygun olarak fiziki ortamda hazırlanan veya MERSİS üzerinden elektronik olarak oluşturulan bir formun onaylanması ile belirlenecek bir sistem kullanıcısına ait olacaktır. Sistem kullanıcısı olarak birden fazla kişi belirlenebilir. Sistem kullanıcısında yapılacak değişiklikler için notere veya ticaret sicil müdürlüğüne başvurulması ve yeni kullanıcının tanımlanması gerekecektir. Şirketler, kullanıcının Sistem üzerindeki işlemlerini düzenli olarak kontrol etmek ve yetkisiz işlemleri önlemek için gerekli tedbirleri almakla yükümlüdür.
Sistem’de oluşturulan defterlere yapılan kayıtların doğruluğu ile kayıtlar arasında oluşabilecek farklılıkların meydana getirebileceği zararlardan şirket yönetim organı üyeleri ve yöneticiler sorumlu olacaktır.
Sonuç
Ticaret şirketlerinin öncelikle Tebliğ kapsamında defterlerini elektronik ortamda tutmakla yükümlü olup olmadıklarına ilişkin bir ön değerlendirme yapmaları, Tebliğ kapsamında yer alan şirketlerin 01.07.2025 tarihinden itibaren en geç iki ay içerisinde hazırlıklarını tamamlamaları gerekmektedir.
01.01.2026 tarihinden sonra kuruluşu gerçekleştirilecek şirketler bakımından da Tebliğ’deki düzenlemeler göz önünde bulundurularak gerekli hazırlıkların yapılması önem arz etmektedir.